«УТВЕРЖДЕНО»
общим собранием акционеров
Республиканская фондовая биржа «Тошкент»
«24» июня 2016г. протокол №1
1.1. Настоящее Положение о внутреннем контроле (далее – Положение) акционерного общества РФБ «Тошкент» (далее по тексту “Положение”) разработано в соответствии с действующим законодательством Республики Узбекистан, уставом акционерного общества РФБ «Тошкент» (далее по тексту «Общество»), Кодексом корпоративного управления и иными внутренними документами Общества.
1.2. Настоящее Положение определяет цели и задачи системы внутреннего контроля, принципы ее функционирования, а также органы Общества и лиц, ответственных за внутренний контроль.
1.3. Все изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся по решению Наблюдательного совета Общества.
2.1. Внутренний контроль – это непрерывно действующий процесс, встроенный в деятельность Общества и направленный на повышение эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления наиболее оптимальным образом с целью получения обоснованного и достаточного относительно достижения целей Общества подтверждения в следующих сферах:
2.2. Система внутреннего контроля - это совокупность организационной структуры, контролирующих мер, процедур и методов внутреннего контроля, регламентированных внутренними документами, организованных и осуществляемых в Обществе Наблюдательным советом, руководством и другими сотрудниками на всех уровнях и по всем функциям.
2.3. Процедуры внутреннего контроля - это совокупность мер, осуществляемых Ревизионной комиссией Общества, Комитетом Наблюдательного совета по аудиту Общества, Наблюдательным советом Общества, Единоличным исполнительным органом Общества, а также подразделениями Общества, уполномоченными осуществлять внутренний контроль (далее - подразделения Общества), и направленных на выявление нарушений законодательства и внутренних документов Общества при осуществлении финансово - хозяйственной деятельности, на оценку эффективности достижения Обществом поставленных целей, а также взаимодействия субъектов внутреннего контроля между собой в процессе реализации процедур внутреннего контроля.
2.4. Основной целью внутреннего контроля является получение разумной уверенности в том, что Общество достигнет поставленных целей деятельности наиболее эффективным образом.
2.5. Внутренний контроль призван обеспечить в оперативном режиме:
2.5.1. сохранность активов, экономичное и эффективное использование ресурсов Общества;
2.5.2. соблюдение требований действующего законодательства, внутренних политик, стандартов и процедур Общества;
2.5.3. выполнение бизнес-планов Общества;
2.5.4. полноту и достоверность бухгалтерских записей, финансовой отчетности и управленческой информации Общества;
2.5.5. выявление, идентификацию и анализ рисков в момент их возникновения в деятельности Общества;
2.5.6. планирование и управление рисками в деятельности Общества, включая в себя принятие своевременных и адекватных решений по управлению риском до момента нанесения им максимального ущерба;
2.5.7. установление и поддержание хорошей репутации Общества в деловых кругах и у потребителей.
3.1. Система внутреннего контроля в Обществе строится на следующих принципах:
3.1.1. Бесперебойное функционирование – постоянное и надлежащее функционирование системы внутреннего контроля позволяет Обществу своевременно выявлять любые отклонения от нормы и предупреждать их возникновение в будущем;
3.1.2. Подотчетность всех участников системы внутреннего контроля – качество выполнения контрольных функций каждым лицом контролируется другим участником системы внутреннего контроля;
3.1.3. Разделение обязанностей – Общество стремится не допустить дублирования контрольных функций, и эти функции должны распределяться между работниками таким образом, чтобы одно и то же лицо не объединяло функции, связанные с утверждением операций с определенными активами, учетом операций, обеспечением сохранности активов и проведением их инвентаризации;
3.1.4. Надлежащее одобрение и утверждение операций – Общество стремится установить порядок утверждения всех финансово-хозяйственных операций уполномоченными лицами в пределах их соответствующих полномочий;
3.1.5. Обеспечение организационной обособленности подразделения Общества, осуществляющего ежедневный внутренний контроль, и его функциональная подотчетность непосредственно Наблюдательному совету через Комитет по аудиту;
3.1.6. Ответственность всех субъектов внутреннего контроля, работающих в Обществе, за надлежащее выполнение контрольных функций;
3.1.7. Осуществление внутреннего контроля на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб Общества;
3.1.8. Постоянное развитие и совершенствование – Общество стремится обеспечить условия для гибкой настройки системы внутреннего контроля, чтобы она могла быть адаптирована с учетом необходимости решать новые задачи, расширять и совершенствовать саму данную систему;
3.1.9. Своевременность передачи сообщений об отклонениях – в Обществе установлены максимально короткие сроки передачи соответствующей информации лицам, уполномоченным принимать решения об устранении отклонений;
3.1.10. Соответствие между уровнем сложности системы внутреннего контроля и уровнем сложности контролируемого объекта;
3.1.11. Определение приоритетности областей деятельности Общества, в которых налаживается контроль – выделяются стратегические направления, охватываемые системой внутреннего контроля, даже если эффективность их функционирования (соотношение «затраты – экономический эффект») трудно измерить;
3.1.12. Комплексный характер внутреннего контроля за объектами различных типов.
4.1. Система внутреннего контроля включает следующие взаимосвязанные компоненты:
4.1.1. Контрольная среда, включающая в себя этические ценности и компетентность сотрудников компании, политику руководства, способ распределения руководством полномочий и ответственности, структуру организации и повышение квалификации сотрудников, а также руководство и управление со стороны Наблюдательного совета;
4.1.2. Оценка рисков – представляющая собой идентификацию и анализ соответствующих рисков при достижении определенных задач, связанных между собой на различных уровнях;
4.1.3. Деятельность по контролю, обобщающая политику и процедуры, которые помогают гарантировать, что директивы руководства исполняются, и включающая целый ряд самых разнообразных действий, таких как: выдача одобрений, санкций, подтверждений, проведение проверок, контроль текущей деятельности, гарантия безопасности активов и разделение полномочий;
4.1.4. Деятельность по информационному обеспечению и обмену информацией, направленная на своевременное и эффективное выявление данных, их регистрацию и обмен ими, включающая в том числе создание эффективных каналов обмена информацией в целях формирования у всех субъектов внутреннего контроля понимания принятых в Обществе политики и процедур внутреннего контроля и обеспечения их исполнения. Общество принимает меры для защиты от несанкционированного доступа к информации;
4.1.5. Мониторинг - процесс, включающий в себя функции управления и надзора, во время которого оценивается качество работы системы с течением времени. Оценка системы внутреннего контроля проводится для определения вероятности возникновения ошибок, влияющих на достоверность финансовой отчетности, выяснения существенности этих ошибок и определения способности системы внутреннего контроля обеспечить выполнение поставленных задач.
5.1. Внутренний контроль осуществляется Наблюдательным советом Общества (Комитетом по аудиту), Ревизионной комиссией, Единоличным исполнительным органом (Председателем Правления), Службой внутреннего аудита, а также другими сотрудниками Общества на всех уровнях, и при этом каждый несет ту или иную ответственность за внутренний контроль.
5.2. Функции, права и обязанности, ответственность, функционирующих в Обществе подразделений предусмотрены организационно-распорядительными документами Общества. Данные документы, равно как и иные документы, прямо или косвенно затрагивающие вопросы внутреннего контроля не могут противоречить настоящему Положению.
5.3. В целях обеспечения системного характера контроля финансово-хозяйственной деятельности Общества проведение процедур внутреннего контроля осуществляется уполномоченным подразделением Общества – Службой внутреннего аудита, ответственным за внутренний контроль, во взаимодействии с другими органами и подразделениями Общества.
5.4. В функции Наблюдательного совета входит:
5.4.1. Определение направления развития и одобрения определенных операций и стратегий системы внутреннего контроля;
5.4.2. Ежегодное сообщение на Годовом общем собрании акционеров Общества о результатах проведенного анализа и оценки надёжности и эффективности системы внутреннего контроля, основанного на данных регулярных отчетов единоличного исполнительного органа Общества, внутреннего и внешнего аудитов, Ревизионной комиссии, информации из других источников и собственных наблюдениях по всем аспектам внутреннего контроля, включая: финансовый контроль, операционный контроль, контроль над соблюдением законодательства, контроль внутренних политик и процедур;
5.4.3. Определение структуры и состава подразделения Общества, ответственного за внутренний контроль;
5.4.4. Постоянное совершенствование процедур внутреннего контроля.
5.5. Ответственность за организацию контроля над достоверностью и полнотой финансовой отчётности, надёжностью и эффективностью системы внутреннего контроля Общества лежит на Комитете по аудиту Наблюдательного совета, роль, цели, задачи и полномочия которой отражены в Положении о Комитете по аудиту Наблюдательного совета Общества.
5.6. Ответственность за ее функционирование, в соответствии с утверждённой Наблюдательным советом политикой в области внутреннего контроля Общества, возлагается на Единоличный исполнительный орган (Председателя Правления). Единоличный исполнительный орган Общества внедряет процедуры системы внутреннего контроля и обеспечивает ее эффективное функционирование, своевременно информируя Наблюдательный совет обо всех значительных рисках Общества, существенных недостатках системы внутреннего контроля, а также о планах и результатах мероприятий по их устранению.
5.7. Сотрудники (включая руководителей) подразделений любого уровня в пределах своей компетенции принимают непосредственное участие в детальной разработке стратегий и процедур по осуществлению контроля. В их обязанности входит справляться с нестандартными ситуациями и проблемами по мере их возникновения. О значительных вопросах или возникших по конкретной сделке рисках, сотрудники докладывают вышестоящему руководству Общества.
5.8. Ответственность за осуществление контроля над финансово-хозяйственной деятельностью Общества и его обособленных подразделений, возлагается на постоянно действующий орган внутреннего контроля - Ревизионную комиссию, роль, цели, задачи, полномочия которой отражены в Положении о Ревизионной комиссии.
5.9. Ответственность за осуществление регулярного контроля над исполнением процедур внутреннего контроля, а именно за соответствием совершаемых финансово - хозяйственных операций Общества законодательству Республики Узбекистан и Уставу Общества в целом, его обособленных подразделений, а также над полнотой и достоверностью бухгалтерской и финансовой отчетности лежит на Службе внутреннего аудита, роль, цели, задачи, полномочия которой отражены в Положении о Службе внутреннего аудита, в том числе сроки предоставления в Службу внутреннего аудита документов и материалов для оценки проведенной финансово-хозяйственной операции, а также ответственности должностных лиц и сотрудников Общества за их непредоставление в такой срок.
Положение о Службе внутреннего аудита согласовывается Комитетом Наблюдательного совета по аудиту, утверждается Единоличным исполнительным органом (Председателем Правления).
5.10. Служба внутреннего аудита Общества отчитывается перед Комитетом Наблюдательного совета по аудиту о результатах внутреннего аудита, системы внутреннего контроля. Служба внутреннего аудита Общества функционально подчиняется Комитету Наблюдательного совета по аудиту, а административно Единоличному исполнительному органу (Председателю Правления).
5.11. Лица, которые:
5.12. Надлежащее функционирование системы внутреннего контроля зависит также от профессионализма сотрудников. Общество прилагает усилия к тому, чтобы система подбора, найма, обучения, подготовки кадров и продвижению сотрудников по службе обеспечивала их высокую квалификацию и соблюдение ими высоких этических стандартов.
6.1. Процедуры внутреннего контроля Общества включают:
6.1.1. Определение взаимосвязанных и непротиворечивых целей и задач на различных уровнях управления Обществом;
6.1.2. Выявление и анализ потенциальных и существующих оперативных, финансовых, стратегических и других рисков, которые могут помешать достижению целей деятельности Общества;
6.1.3. Оценка существенных компонентов внутреннего контроля;
6.1.4. Оценка эффективности системы внутреннего контроля бизнес-процессов;
6.1.5. Определение критериев и оценки эффективности работы структурных подразделений, должностных лиц и иных сотрудников Общества;
6.1.6. Рассмотрение финансовой и другой информации в сравнении с сопоставимой информацией за предыдущие периоды или с ожидаемыми результатами деятельности;
6.1.7. Использование адекватных способов учета событий, операций и транзакций;
6.1.8. Проверку сохранности активов;
6.1.9. Надлежащее документирование процедур внутреннего контроля;
6.1.10. Регулярные оценки качества системы внутреннего контроля;
6.1.11. Доведение до всех сотрудников Общества их обязанностей в сфере внутреннего контроля;
6.1.12. Распределение ключевых обязанностей между сотрудниками Общества (в том числе обязанностей по одобрению и утверждению операций, учету операций, выдаче, хранению и получению ресурсов, анализу и проверке операций);
6.1.13. Утверждение и осуществление операций только теми лицами, которые наделены соответствующими полномочиями;
6.1.14. Иные процедуры необходимые для достижения целей внутреннего контроля.
6.2. При проведении процедур внутреннего контроля применяются методы инспектирования, наблюдения, подтверждения, пересчета, а также иные методы, необходимые для осуществления процедур внутреннего контроля.
7.1. Настоящее Положение, а также изменения и дополнения в него утверждаются Наблюдательным советом Общества большинством голосов его членов, присутствующих на заседании или принимающих участие в заочном голосовании.
7.2. Дополнения и изменения в настоящее Положение вносятся по предложению Корпоративного консультанта, членов Наблюдательного совета Общества, аудитора Общества, Ревизионной комиссии Общества, лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа Общества.
7.3. Если в результате изменения законодательства и нормативных актов Республики Узбекистан отдельные статьи настоящего Положения вступают в противоречие с ними, эти статьи утрачивают силу, и до момента внесения изменений в Положение Общество руководствуется законодательством и нормативными актами Республики Узбекистан.
